Мужской бизнес-клуб успешных предпринимателей
Мужской бизнес-клуб предпринимателей
Вступить в клуб
Главная> Развитие бизнеса >Схема бизнес-процесса: зачем нужна и как составить

Схема бизнес-процесса: зачем нужна и как составить

02.11.2022
467
Время чтения: 16 минут
Сохранить статью:
Cхема бизнес-процесса

Что это такое? Схема бизнес-процесса графически отображает его суть и этапы. Создать ее можно несколькими способами, но к каждому из них предъявляются примерно одни и те же требования: отображение начала и конца операции, связь с другими процессами, количество стадий и т. д.

Как сделать? Создать схему можно самостоятельно в специальных программах. Однако желательно ознакомиться с основными нотациями и требованиями, чтобы результат был полезен.

Задачи бизнес-процесса

Бизнес-процесс представляет собой повторяющийся набор последовательных действий, направленных на создание продукта для потребителя. Для выполнения этапов процесса используются различные материалы, технические средства, ресурсы и управляющие методики.

Задачи бизнес-процесса

Схема бизнес-процессов компании строится на взаимодействии десятков взаимосвязанных элементов, направленных на достижение конкретной цели в виде создания, продвижения и реализации продукта.

Некоторые предприятия использовали стандарт ISO 9001 для построения системы менеджмента, что позволило им превзойти конкурентов. Составить подобную систему, не занимаясь разработкой бизнес-процессов, практически невозможно. Но, помимо прочего, они используются для решения организационных задач:

  • установки общих требований к продукции, приема стандартов и регламентов;
  • выпуска качественной продукции;
  • автоматизации основных процессов;
  • снижения издержек и затрат на производство;
  • увеличения скорости изготовления продукции;
  • координации работы подразделений и эффективного управления ими;
  • наглядного представления сложной информации;
  • обеспечения понимания каждого этапа реализации проектов;
  • выявления специфических особенностей проектов и способов их улучшения;
  • определения каналов повышенных расходов;
  • реализации стратегии;
  • определения зон ответственности и функций управления линейных руководителей, исключения тотального централизированного контроля;
  • повышения имиджа компании, в том числе для привлечения инвесторов;
  • оперативного выявления недочетов в процессах, устранения сбоев;
  • выбора новых путей развития бизнеса, расширения и выхода на другие рынки;
  • снижения и исключения рисков потери компетенций при уходе ценного сотрудника в отпуск или его увольнении;
  • обучения новых работников, введения их в курс дела;
  • мотивации персонала.

Требования к схеме бизнес-процесса

Схема бизнес-процесса должна выглядеть как четкий, продуманный план, посмотрев на который, вы получите представление о следующих вещах:

  • с чего начинается процесс и чем завершается;
  • какие еще процессы в него включены и как связаны;
  • какие операции должны выполняться и в какой последовательности;
  • какие документы задействованы и на каких этапах процесса;
  • какие требуются инструменты и материалы;
  • насколько высокими должны быть показатели эффективности, чтобы отметить успешность процесса.

После выполнения всех рекомендаций вы должны получить простую, но информативную схему, которая показывает, как работает бизнес-процесс в реальной жизни.

Требования к схеме бизнес-процесса

Только при своевременном создании основных процессов бизнес будет считаться успешным и приносить прибыль. По сути, они представляют собой стратегию, направленную на достижение поставленных целей, поэтому моделирование и выявление наиболее важных бизнес-процессов является необходимым этапом для развития компании.

Методы создания схемы бизнес-процесса

Нотация IDEF0

С ее помощью разрабатывается модель, отражающая:

  • пути движения ресурсов и информации;
  • системную структуру;
  • определенные функции.

Построение модели IDEF0 идет по диагонали, начиная с верхнего левого угла и заканчивая правым нижним. Доминирующими объектами считаются те, которые находятся выше или левее. Они могут содержать зависимые элементы: например, доставка товара является частью процесса управления заказами. Доминирующие объекты также выступают в роли предшествующих этапов для зависимых. Так, к примеру, прием заявки предшествует ее согласованию.

Какие графические элементы используются в данной схеме:

  • Прямоугольники – для обозначения этапов и действий.
  • Стрелки – для указания исполнителей, ресурсов и действий, необходимых для выполнения конкретной задачи или завершения этапа.

Самым главным преимуществом IDEF0 считается детализация. Она позволяет создать схему, на которой будут отображены практически все сотрудники и ресурсы, даже если модель построена для сложных алгоритмов.

Недостатки тоже есть. Подробное описание этапов не позволяет сделать схему компактной, а без специальных навыков ее будет тяжело прочесть. В большинстве случаев IDEF0 используется для моделей с последовательным бизнес-процессом. То есть, если на схеме много развилок и условий, то работать с ней становится практически невозможно.

Нотация EPC

Модель с большим количеством разнообразных графических элементов:

  • Зелёные фигуры – обозначают действия и функции.
  • Розовые – указывают на события.
  • Жёлтые — используются для отметки исполнителей.
  • Серые – содержат информацию о ресурсах.
  • Оранжевые – указывают на информационные системы.

Схема бизнес-процесса стоится сверху вниз, то есть, более высокие элементы предшествуют тем, которые находятся ниже.
Методы создания схемы бизнес-процесса
Соединительными элементами модели являются стрелки и разделители («и», «или», «исключающее или»), благодаря чему EPC можно использовать для построения разветвленных процессов.

При построении схемы определяются конкретные события для начала процесса и его завершения, после чего добавляются остальные – промежуточные, а также необходимые ресурсы и исполнители.

Преимущество EPC в его простоте. Просматривать цветную модель гораздо приятнее, особенно если требуется использовать ее для проведения презентации и составления схемы сотрудников.

Также эта модель позволяет строить несколько длинных параллельных рядов событий и добавлять сложные разветвления. Для каждого элемента в схеме можно создать отдельную модель, чтобы разбить его еще на несколько частей.

Основной недостаток EPC – ее определенная структурная единица (событие). Из-за этого приходится включать события даже в самые незначительные этапы. Второй минус схемы – тавтология. Например, стоит задача «согласовать договор», событие к ней ­ «договор согласован». Повторяющиеся текстовые и графические элементы перегружают модель, особенно когда требуется провести множество стрелок от одного исполнителя к событиям и наоборот.

Нотация BPMN

Основой при построении данной схемы является именно бизнес-процесс, для которого составляется алгоритм выполнения действий.

BPMN включает следующие элементы:

  • Прямоугольник – для указания задач.
  • Круг – для отображения событий.
  • Ромб – для разветвлений и шлюзов.
  • Стрелка – для ходов и потоков.
  • Документы и базы данных.
  • Дополнительные сноски.
  • Пулы.

Количество значков базового варианта BPMN не превышает десяти типов. Схема позволяет представить алгоритм в простой форме, понятной для любого бизнес-пользователя, даже если он не обладает специальными знаниями.

Расширенная версия BPMN состоит из 100 значков, при помощи которых можно создать машинопечатный регламент без появления разногласий.

Достоинством BPMN является его простота в описании бизнес-процессов. Такую схему смогут понять даже рядовые сотрудники. Благодаря этому и многим другим причинам BPMN пользуется популярностью среди вендоров, предлагающих системы BPM. Это связано с тем, что схему можно сочетать с возможностями информационной системы, сделав ее исполняемой.

Методы создания схемы бизнес-процесса

Минусы модели в том, что она направлена на работу с бизнес-процессами и не подходит для описания дерева целей и структуры предприятия. Расширенная версия сложнее базовой, поэтому человек не сможет ее прочитать без специальных навыков.

Тем не менее, BPMN – это наиболее распространенная модель из всех представленных. Особенно она ценится в международной Ассоциации BPM-профессионалов (ABPMP). Необходимый вариант нотации выбирается в зависимости от описываемого объекта и информационных систем.

Этапы создания схемы бизнес-процесса

  • Задайте границы процесса.

Прежде чем создавать схему, нужно определить ее начальный и конечный пункт. Это упростит составление последующих этапов.

  • Нарисуйте основные блоки процесса.

Так как модель – это блок-схема бизнес-процесса, то потребуется выбрать блоки и расставить их в последовательном порядке.

На этом шаге не нужно усложнять схему. Соберите блоки так, словно вы создаете идеальный процесс.

  • Добавьте развилки и другие события.

Теперь можно добавлять дополнительные условия, варианты и события, недостающие операции и действия.

  • Обозначьте роли участников процесса

Бизнес-процесс не предусматривает наличие определенных сотрудников и должностей. Они заменяются понятием «роль». Причем, один сотрудник может выполнять несколько ролей и несколько сотрудников могут отвечать за одну роль. Соответственно, должность в бизнес-процессе представляет собой набор ролей.

Просмотрите схему еще раз и, если нужно, добавьте необходимые операции.

  • Разместите на схеме документы.

Документом в бизнес-процессе может быть не только официальная подписанная бумага. Информация на любом информационном носителе, будь это письмо, презентация или сообщение, будет считаться документом в схеме.

Методы создания схемы бизнес-процесса

При необходимости дополните схему промежуточными продуктами: полуфабрикатами, заготовками или другими важными элементами, переходящими между блоками во время выполнения процесса.

  • Добавьте используемые программы и базы данных.

Отобразите в модели базы данных и программы, используемые для бизнес-процесса.

  • Расположите инструменты и материалы.

Определите инструменты и материалы, отметьте их на схеме. Подробное описание лучше добавить сноской в комментариях или специальном разделе в описании. Лучший вариант – это составление схемы, рассматривающей именно использование инструментов и материалов. Как правило, в ней делается упор на сами материалы и их количество, вместо потока работ.

  • Определите показатели эффективности в бизнес-процессе

Выявите необходимые показатели эффективности, которые вы можете указать на схеме бизнес-процесса.

  • Свяжите полученную схему с другими процессами

Процессов может быть несколько, и тогда они образуют одну большую систему. Стоит обратить внимание на бизнес-процессы, связанные между собой и отметить на схеме элементы, которыми они обмениваются друг с другом.

  • Проверьте полученную модель бизнес-процесса

Завершите все предыдущие шаги и проверьте, нужно ли добавить в модель что-то еще или изменить.

Программы для создания схемы бизнес-процессов

Для удобства создания и использования схем бизнес-процессов существуют специальные программы. Далее мы рассмотрим некоторые их примеры.

  • ELMA BPM

Российская программа, с помощью которой можно представлять материал в виде диаграмм, контролировать выполнение задач и назначать роли. Чтобы использовать ее, не нужно владеть специальными навыками программирования. Пользователям доступны бесплатная и расширенная версии, которые интегрируются с платформой 1С Битрикс.

Программы для создания схемы бизнес-процессов

  • Business Studio

С помощью данного программного обеспечения можно составлять наглядные модели организационной структуры компании и бизнес-процессов, добавлять штатное расписание, элементы визуализации и контроля основных показателей эффективности.

  • Visual Paradigm

Программа используется для создания моделей и их проверки. В ходе построения модели можно проводить ее настройку, а после завершения – переводить схему в код, автоматически генерировать необходимые документы и выгружать полученный результат в графическом виде. Программу можно установить даже для операционной системы Mac OS X.

  • Bizagi Process Modeler

Бесплатная программа предусматривает создание схем бизнес-процессов. В ней можно не только моделировать, но и публиковать готовые проекты в нескольких форматах, в том числе – Word и HTML.

  • Intalio BPMS

Бесплатная программа для построения схем и оценки работы бизнес-процессов.

  • ARIS Express

Простое программное обеспечение, в котором смогут разобраться даже новички. Оно предусматривает моделирование схем бизнес-процессов и публикацию готовых результатов, интеграцию средств для разработки элементов сбалансированных показателей. Также с помощью программы можно анализировать бизнес-процессы и оптимизировать их стоимость, работать с инструментами для EPR-систем.

Схема бизнес-процесса всегда должна быть наглядной, чтобы в ней смог разобраться любой человек, даже если он не владеет специальными знаниями. На этапе описания схемы должно отражаться реальное выполнение бизнес-процесса. Для этого вы можете воспользоваться представленным ранее алгоритмом.

Понравилась статья? Поделитесь: