903 
Сохранить статью:
Что это такое? Схема бизнес-процесса графически отображает его суть и этапы. Создать ее можно несколькими способами, но к каждому из них предъявляются примерно одни и те же требования: отображение начала и конца операции, связь с другими процессами, количество стадий и т. д.
Как сделать? Создать схему можно самостоятельно в специальных программах. Однако желательно ознакомиться с основными нотациями и требованиями, чтобы результат был полезен.
В этой статье:
Задачи бизнес-процесса
Бизнес-процесс представляет собой повторяющийся набор последовательных действий, направленных на создание продукта для потребителя. Для выполнения этапов процесса используются различные материалы, технические средства, ресурсы и управляющие методики.
Схема бизнес-процессов компании строится на взаимодействии десятков взаимосвязанных элементов, направленных на достижение конкретной цели в виде создания, продвижения и реализации продукта.
Некоторые предприятия использовали стандарт ISO 9001 для построения системы менеджмента, что позволило им превзойти конкурентов. Составить подобную систему, не занимаясь разработкой бизнес-процессов, практически невозможно. Но, помимо прочего, они используются для решения организационных задач:
- установки общих требований к продукции, приема стандартов и регламентов;
- выпуска качественной продукции;
- автоматизации основных процессов;
- снижения издержек и затрат на производство;
- увеличения скорости изготовления продукции;
- координации работы подразделений и эффективного управления ими;
- наглядного представления сложной информации;
- обеспечения понимания каждого этапа реализации проектов;
- выявления специфических особенностей проектов и способов их улучшения;
- определения каналов повышенных расходов;
- реализации стратегии;
- определения зон ответственности и функций управления линейных руководителей, исключения тотального централизированного контроля;
- повышения имиджа компании, в том числе для привлечения инвесторов;
- оперативного выявления недочетов в процессах, устранения сбоев;
- выбора новых путей развития бизнеса, расширения и выхода на другие рынки;
- снижения и исключения рисков потери компетенций при уходе ценного сотрудника в отпуск или его увольнении;
- обучения новых работников, введения их в курс дела;
- мотивации персонала.
Требования к схеме бизнес-процесса
Схема бизнес-процесса должна выглядеть как четкий, продуманный план, посмотрев на который, вы получите представление о следующих вещах:
- с чего начинается процесс и чем завершается;
- какие еще процессы в него включены и как связаны;
- какие операции должны выполняться и в какой последовательности;
- какие документы задействованы и на каких этапах процесса;
- какие требуются инструменты и материалы;
- насколько высокими должны быть показатели эффективности, чтобы отметить успешность процесса.
После выполнения всех рекомендаций вы должны получить простую, но информативную схему, которая показывает, как работает бизнес-процесс в реальной жизни.
Только при своевременном создании основных процессов бизнес будет считаться успешным и приносить прибыль. По сути, они представляют собой стратегию, направленную на достижение поставленных целей, поэтому моделирование и выявление наиболее важных бизнес-процессов является необходимым этапом для развития компании.
Методы создания схемы бизнес-процесса
Нотация IDEF0
С ее помощью разрабатывается модель, отражающая:
- пути движения ресурсов и информации;
- системную структуру;
- определенные функции.
Построение модели IDEF0 идет по диагонали, начиная с верхнего левого угла и заканчивая правым нижним. Доминирующими объектами считаются те, которые находятся выше или левее. Они могут содержать зависимые элементы: например, доставка товара является частью процесса управления заказами. Доминирующие объекты также выступают в роли предшествующих этапов для зависимых. Так, к примеру, прием заявки предшествует ее согласованию.
Какие графические элементы используются в данной схеме:
- Прямоугольники – для обозначения этапов и действий.
- Стрелки – для указания исполнителей, ресурсов и действий, необходимых для выполнения конкретной задачи или завершения этапа.
Самым главным преимуществом IDEF0 считается детализация. Она позволяет создать схему, на которой будут отображены практически все сотрудники и ресурсы, даже если модель построена для сложных алгоритмов.
Недостатки тоже есть. Подробное описание этапов не позволяет сделать схему компактной, а без специальных навыков ее будет тяжело прочесть. В большинстве случаев IDEF0 используется для моделей с последовательным бизнес-процессом. То есть, если на схеме много развилок и условий, то работать с ней становится практически невозможно.
Нотация EPC
Модель с большим количеством разнообразных графических элементов:
- Зелёные фигуры – обозначают действия и функции.
- Розовые – указывают на события.
- Жёлтые — используются для отметки исполнителей.
- Серые – содержат информацию о ресурсах.
- Оранжевые – указывают на информационные системы.
Схема бизнес-процесса стоится сверху вниз, то есть, более высокие элементы предшествуют тем, которые находятся ниже.
Соединительными элементами модели являются стрелки и разделители («и», «или», «исключающее или»), благодаря чему EPC можно использовать для построения разветвленных процессов.
При построении схемы определяются конкретные события для начала процесса и его завершения, после чего добавляются остальные – промежуточные, а также необходимые ресурсы и исполнители.
Преимущество EPC в его простоте. Просматривать цветную модель гораздо приятнее, особенно если требуется использовать ее для проведения презентации и составления схемы сотрудников.
Также эта модель позволяет строить несколько длинных параллельных рядов событий и добавлять сложные разветвления. Для каждого элемента в схеме можно создать отдельную модель, чтобы разбить его еще на несколько частей.
Основной недостаток EPC – ее определенная структурная единица (событие). Из-за этого приходится включать события даже в самые незначительные этапы. Второй минус схемы – тавтология. Например, стоит задача «согласовать договор», событие к ней «договор согласован». Повторяющиеся текстовые и графические элементы перегружают модель, особенно когда требуется провести множество стрелок от одного исполнителя к событиям и наоборот.
Нотация BPMN
Основой при построении данной схемы является именно бизнес-процесс, для которого составляется алгоритм выполнения действий.
BPMN включает следующие элементы:
- Прямоугольник – для указания задач.
- Круг – для отображения событий.
- Ромб – для разветвлений и шлюзов.
- Стрелка – для ходов и потоков.
- Документы и базы данных.
- Дополнительные сноски.
- Пулы.
Количество значков базового варианта BPMN не превышает десяти типов. Схема позволяет представить алгоритм в простой форме, понятной для любого бизнес-пользователя, даже если он не обладает специальными знаниями.
Расширенная версия BPMN состоит из 100 значков, при помощи которых можно создать машинопечатный регламент без появления разногласий.
Достоинством BPMN является его простота в описании бизнес-процессов. Такую схему смогут понять даже рядовые сотрудники. Благодаря этому и многим другим причинам BPMN пользуется популярностью среди вендоров, предлагающих системы BPM. Это связано с тем, что схему можно сочетать с возможностями информационной системы, сделав ее исполняемой.
Минусы модели в том, что она направлена на работу с бизнес-процессами и не подходит для описания дерева целей и структуры предприятия. Расширенная версия сложнее базовой, поэтому человек не сможет ее прочитать без специальных навыков.
Тем не менее, BPMN – это наиболее распространенная модель из всех представленных. Особенно она ценится в международной Ассоциации BPM-профессионалов (ABPMP). Необходимый вариант нотации выбирается в зависимости от описываемого объекта и информационных систем.
Этапы создания схемы бизнес-процесса
- Задайте границы процесса.
Прежде чем создавать схему, нужно определить ее начальный и конечный пункт. Это упростит составление последующих этапов.
- Нарисуйте основные блоки процесса.
Так как модель – это блок-схема бизнес-процесса, то потребуется выбрать блоки и расставить их в последовательном порядке.
На этом шаге не нужно усложнять схему. Соберите блоки так, словно вы создаете идеальный процесс.
- Добавьте развилки и другие события.
Теперь можно добавлять дополнительные условия, варианты и события, недостающие операции и действия.
- Обозначьте роли участников процесса
Бизнес-процесс не предусматривает наличие определенных сотрудников и должностей. Они заменяются понятием «роль». Причем, один сотрудник может выполнять несколько ролей и несколько сотрудников могут отвечать за одну роль. Соответственно, должность в бизнес-процессе представляет собой набор ролей.
Просмотрите схему еще раз и, если нужно, добавьте необходимые операции.
- Разместите на схеме документы.
Документом в бизнес-процессе может быть не только официальная подписанная бумага. Информация на любом информационном носителе, будь это письмо, презентация или сообщение, будет считаться документом в схеме.
При необходимости дополните схему промежуточными продуктами: полуфабрикатами, заготовками или другими важными элементами, переходящими между блоками во время выполнения процесса.
- Добавьте используемые программы и базы данных.
Отобразите в модели базы данных и программы, используемые для бизнес-процесса.
- Расположите инструменты и материалы.
Определите инструменты и материалы, отметьте их на схеме. Подробное описание лучше добавить сноской в комментариях или специальном разделе в описании. Лучший вариант – это составление схемы, рассматривающей именно использование инструментов и материалов. Как правило, в ней делается упор на сами материалы и их количество, вместо потока работ.
- Определите показатели эффективности в бизнес-процессе
Выявите необходимые показатели эффективности, которые вы можете указать на схеме бизнес-процесса.
- Свяжите полученную схему с другими процессами
Процессов может быть несколько, и тогда они образуют одну большую систему. Стоит обратить внимание на бизнес-процессы, связанные между собой и отметить на схеме элементы, которыми они обмениваются друг с другом.
- Проверьте полученную модель бизнес-процесса
Завершите все предыдущие шаги и проверьте, нужно ли добавить в модель что-то еще или изменить.
Программы для создания схемы бизнес-процессов
Для удобства создания и использования схем бизнес-процессов существуют специальные программы. Далее мы рассмотрим некоторые их примеры.
- ELMA BPM
Российская программа, с помощью которой можно представлять материал в виде диаграмм, контролировать выполнение задач и назначать роли. Чтобы использовать ее, не нужно владеть специальными навыками программирования. Пользователям доступны бесплатная и расширенная версии, которые интегрируются с платформой 1С Битрикс.
- Business Studio
С помощью данного программного обеспечения можно составлять наглядные модели организационной структуры компании и бизнес-процессов, добавлять штатное расписание, элементы визуализации и контроля основных показателей эффективности.
- Visual Paradigm
Программа используется для создания моделей и их проверки. В ходе построения модели можно проводить ее настройку, а после завершения – переводить схему в код, автоматически генерировать необходимые документы и выгружать полученный результат в графическом виде. Программу можно установить даже для операционной системы Mac OS X.
- Bizagi Process Modeler
Бесплатная программа предусматривает создание схем бизнес-процессов. В ней можно не только моделировать, но и публиковать готовые проекты в нескольких форматах, в том числе – Word и HTML.
- Intalio BPMS
Бесплатная программа для построения схем и оценки работы бизнес-процессов.
- ARIS Express
Простое программное обеспечение, в котором смогут разобраться даже новички. Оно предусматривает моделирование схем бизнес-процессов и публикацию готовых результатов, интеграцию средств для разработки элементов сбалансированных показателей. Также с помощью программы можно анализировать бизнес-процессы и оптимизировать их стоимость, работать с инструментами для EPR-систем.
Схема бизнес-процесса всегда должна быть наглядной, чтобы в ней смог разобраться любой человек, даже если он не владеет специальными знаниями. На этапе описания схемы должно отражаться реальное выполнение бизнес-процесса. Для этого вы можете воспользоваться представленным ранее алгоритмом.
