Мужской бизнес-клуб успешных предпринимателей
Мужской бизнес-клуб предпринимателей
Вступить в клуб
Главная> Развитие бизнеса >Регламент организации: виды и правила составления

Регламент организации: виды и правила составления

14.11.2022
399
Время чтения: 15 минут
Сохранить статью:
Регламент организации

В чем суть? Когда проходит первоначальная эйфория после запуска бизнеса и выхода на уверенную прибыль, наступает пора разработки регламента организации. Подобная алгоритмизация всех процессов абсолютно естественна для любой компании.

Как сделать? Создание регламента основывается на успешной отработке всех процессов: от закупки канцтоваров до продаж. Как правило, разработка ложится на плечи отдела делопроизводства. На что же обратить внимание при регламентации?

Для чего нужен регламент организации

Под термином «регламент» понимают внутренний документ компании, в котором прописаны организационные и технические требования, принятые организацией и обязательные для исполнения и применения либо в прямом вхождении, либо в виде ссылок на другие нормативно-правовые документы.

Для коммерческой фирмы регламент – это документ организационно-распорядительного характера, где подробно и пошагово описан процесс производства продукта или услуги, предназначенной для дальнейшей реализации. Описание начинается с момента разработки технического задания на изделие и до момента его продажи.

Таким образом, вновь принятый работник или переведенный с другого подразделения, прочитав регламент, должен иметь четкое представление о деятельности компании, о производимой продукции, о своих непосредственных должностных обязанностях, и это поможет ему оперативно адаптироваться на новом месте работы и включиться в бизнес-процессы организации.

Для чего нужен регламент организации

Наиболее часто для составления регламента организации обращаются за помощью в консалтинговые агентства. При этом следует помнить, что разработку ключевого документа организации невозможно осуществить только силами привлеченных сотрудников агентств. Необходимо участие непосредственных сотрудников компании, которые принимают прямое участие в бизнес-процессах.

Нередко можно встретить ситуацию, при которой в производстве одного вида товарной продукции участвуют несколько подразделений компании. В таком случае необходимо координировать действия и исключить возникновение ситуаций, когда работник одной службы должен подчиняться еще и руководителю смежного отдела без распоряжения своего непосредственного начальника.

При этом начальники отделов несут потери времени на выяснение конкретных деталей задания и определение полномочий. Если регламент в организации будет вовремя и корректно разработан, то вышеописанных проблем можно будет избежать. Причем фаза ожидания распоряжения начальства рядовым исполнителем исчезнет совсем.

Но как в русской поговорке «не все коту масленица», так и в ситуации с регламентом. Несмотря на очевидные преимущества от его разработки, есть и несколько спорных моментов относительно принятия в работу такого документа.

  • В первую очередь, разработка регламента требует серьезных финансовых затрат. Услуги специализированных консалтинговых агентств по созданию документа весьма недешевы. Плюсом к прямым денежным затратам агентствам идут потери рабочего времени сотрудников, привлекаемых к выполнению этой работы, которые также можно капитализировать.
  • Любая успешно функционирующая организация должна постоянно развиваться. Где-то меняются технологии, где-то расширяется производство, меняется технологический процесс, вид продукции и т.д. На смену старым специалистам приходят новые, у которых свой взгляд на методику производства. Все это приводит к изменению производственного процесса, что в свою очередь вызывает необходимость корректировки, а в отдельных случаях и полного пересмотра, регламента. Такие действия также вызывают финансовые затраты.
  • Четкое выполнение работ в соответствии с введенным в действие регламентом приводит к тому, что со временем сотрудник начинает работать на «автомате», совершенно не задумываясь о возможной оптимизации производственного процесса. Ведь совершенствование технологии никто не отменял.
  • Внедрение чего-то нового взамен привычного старого, практически всегда встречается персоналом настороженно или в штыки. Регламент не является исключением из этого правила. Даже тот персонал, которого данный документ не касается, является сочувствующим простым рабочим. Для адаптации персонала к работе строго в соответствии с регламентом необходимо время и определенные финансовые траты. Поэтому разработка такого организационно-распорядительного документа должна затрагивать только типовые процессы, на которые не будут оказывать никакого влияния, постоянно меняющиеся, внешние условия.
  • Перечень выполняемых работ и операций при производстве какого-либо вида продукции, для которых планируется разработка регламента, индивидуален. Невозможно взять аналогичный регламент у другой организации и перекроить его под себя. Этот документ создается под конкретную фирму с учетом всех ее особенностей.

Основные разделы регламента организации

С помощью технологической инструкции сотрудники предприятия смогут четко, правильно и в указанные сроки выполнять все поставленные перед ними задачи, как в индивидуальном плане, так и в масштабе всей организации в целом.

Основные разделы регламента организации

В таблице приведено подробное содержание всех разделов регламента.

Статья Содержание
Общие сведения Описываются функции регламента.

Каких сферы деятельности затрагивает

Нормативно-правовые документы, на основании которых создается данная инструкция (при наличии).

Порядок, устанавливающий или отменяющий действие инструкции.

Внесенные поправки и изменения.

Определения, термины, используемые сокращения Определение терминов по тексту регламента и расшифровка сокращений.

Термины располагают в алфавитном порядке, с новой строки и в единственном числе. Определение данного термина пишется через тире. В качестве источников для определений при составлении регламента организации следует использовать государственные стандарты и законодательные акты.

Описание процесса Пошаговое и пооперационное описание процесса. Этот раздел разделяют на подпункты, каждый из которых определяет очередной этап. Также указывается персонал, работающий над проектом, описывается порядок их действия и полученные результаты.
Ответственность Все участники процесса несут ответственность за выполнение каждого пункта инструкции. К уголовной ответственности можно привлечь за возникновение ситуаций, связанных с риском для здоровья и жизни людей.
Контроль Должен быть назначен сотрудник, с указанием Ф.И.О. и должности, который следит за исполнением данного регламента. Дополнительно могут быть обозначены средства и методы контроля.

Как правильно составить регламент

Этот документ в любой организации составляют в несколько этапов.

  • Этап 1. На этом этапе определяется необходимость в составлении ряда правил компании в зависимости от конкретной ситуации. Этот документ нужен в том случае, если деятельность, попадающая под регламент, повторяется с определенной периодичностью, а этапы ее выполнения остаются неизменными на протяжении долгого времени.
  • Этап 2. Необходимо провести организацию работы персонала, который занят разработкой регламента организации. Составить данный документ, особенно на большом предприятии, одному сотруднику практически не под силу, так как он физически не в состоянии охватить все нюансы масштабного процесса производства. В связи с этим должен быть составлен список работников, занимающихся разработкой, и назначен руководитель проекта. Для того чтобы регламент организации был объективным и актуальным, в состав рабочей группы включают специалистов по теоретической части и практиков.
  • Этап 3. На этом этапе проводятся совещания, и происходит непосредственное составление регламента компании. Все шаги и действия фиксируются на бумажном носителе. Результатом проведенных работ является первоначальный образец регламента организации, в котором подробно описан производственный процесс и все действия, связанные с ним.
  • Этап 4. После ознакомления всех членов группы с черновым вариантом регламента, в него вносятся необходимые изменения и дополнения. В ходе коллективного обсуждения делаются окончательные выводы по составлению документа.
  • Типичные ошибки при составлении регламента организации

  • Этап 5. Отредактированная инструкция отправляется на согласование и утверждение руководству, после чего выпускают рабочий регламент организации. Если документ получился большим, то по каждому подразделению или отделу подготавливают выписку с работами, которые касаются непосредственно его работы.

Типичные ошибки при составлении регламента организации

  • Пункты инструкции не совпадают с практическими действиями

Для исключения этой ошибки в составе рабочей группы по разработке регламента должен быть человек, который на практике знает весь производственный процесс. К примеру, при масштабировании производства, руководство организации может инициировать создание отдельного подразделения, отвечающего за развитие бизнеса и бизнес-системы. В его обязанности будет входить и составление регламентов производственной деятельности.

В случае составления инструкции работниками, которые не имеют никакого отношения к выпуску продукции, то рабочий, непосредственно участвующий в производственном процессе, никогда не будет точно следовать каждому пункту документа. Потому что теория не всегда совпадает с практикой.

  • Инструкция не допускает гибкости

В большинстве компаний разработчики регламентов стараются описать производственные действия максимально подробно. Это свидетельствует о том, что они не понимают разницу между такими определениями, как составление инструкции и описание процесса. В случае, если задачей является автоматизация процессов, то наиболее точное и подробное описание действительно способно принести пользу.

Потребность в составлении регламента возникает в тот момент, когда масштаб организации увеличился, и в производственном процессе стало участвовать большое количество работников. Их действия могут повторяться и дублироваться. Утвержденный документ исключает появление недопонимания и повторяющихся операций при производстве продукции, так как будет четко прописанный план, назначены ответственные за его выполнение и т.д.

Также не стоит забывать про предоставление определенной свободы действий работникам при принятии решений в определенных ситуациях. К примеру, регламент организации работ на высоте обязывает работников работать с применением средств индивидуальной зашиты – привязей, спецодежды, и т.д. Привязи разных производителей могут иметь конструкционные отличия, и работник вправе выбрать те, в которых ему более комфортно и удобно выполнять работу.

  • В уставе отсутствует мотивация

Если в организации отсутствует система мотивации работников, то никакие правила не помогут. Например, при подписании договора необходимо завизировать его в разных службах – у юристов, финансистов, плановиков, в производственном отделе, в отделе охраны труда и промышленной безопасности.

На визирование документа одним подписантом отводится два дня, соответственно подпись на договоре можно поставить сразу при его поступлении в отдел, а можно и на исходе вторых суток. Если все службы будут тянуть с подписанием, то завершение сделки может плавно перейти на следующий месяц, план будет не выполнен, и о дополнительном премировании можно будет забыть.

  • Слишком длинный текст документа

Типичные ошибки при составлении регламента организации

Как показывает практика, комфортным для понимания и усвоения является документ, длина которого составляет не более 5-7 страниц.

  • Регламент организации написан тяжелым языком

Восприятие документа может затрудняться из-за того, что его текст изобилует сложными и длинными фразами. Писать регламент лучше всего простыми и недлинными предложениями.

  • Отсутствует единая терминология

Не следует заменять общепринятые термины синонимами. Это может привести к искаженному толкованию регламента организации работником. Важно, чтобы одни и те же термины были использованы по всему тексту составленного документа.

  • Отсутствие расшифровки к сокращениям

В большинстве организаций при составлении документов стандартом предусмотрено наличие раздела «термины и сокращения». Благодаря этому любой сотрудник организации сможет правильно понять смысл документа, не допуская его искажения.

  • Не обозначены конкретные исполнители

Для четкого и своевременного выполнения работ и соблюдения правил, должны быть назначены ответственные сотрудники.

  • Не все шаги расписаны в инструкции

В инструкции следует детально расписать, что нужно делать и что должно получиться в результате. Это необходимо для вновь принятых на работу сотрудников.

3 основных правила работы с регламентами

Если в штате организации отсутствует сотрудник, в обязанности которого входит контроль соблюдения регламентов, то, скорее всего никто их не будет соблюдать. Может быть, некоторое время с момента внедрения они еще и будут работать, но впоследствии все станет как раньше.

Правило № 1. Должностные папки или инструкции

Регламент является одним из важных инструментов менеджмента. Для того чтобы он работал, нужно удостовериться, что документ появился в должностных папках работников или в должностной инструкции было прописано проводить работы согласно регламенту.

Правило № 2. Проверка знаний

Регулярная проверка знаний на предмет понимания регламента является залогом того, что персонал читал и имеет понимание документа. Служба управления персоналом должна время от времени устраивать контрольные тестирования сотрудников на знание соответствующих инструкций. Чаще всего это выглядит следующим образом: работник заходит в Google-форму и отвечает на несколько вопросов. Это и будет мотивацией для прочтения регламента.

Правило № 3. Контроль выполнения

Управление персонала или иная служба, на которую возложены обязанности по контролю за соблюдением регламентов, должны с определенной периодичность проводить проверки. Если эти мероприятия будут отсутствовать, то со временем работники начнут выполнять возложенные на них обязанности так, как им удобнее.

3 основных правила работы с регламентами

Важно, чтобы в организации была хорошо выстроенная обратная связь. Может возникнуть ситуация, когда работник, работающий согласно какому-либо регламенту, не согласен в правильности документа. Он может сообщить свою точку зрения непосредственному начальнику. Если идея сотрудника действительно может повысить эффективность производства, то вполне логичным шагом будет внесение изменений в действующий регламент. Это и есть командная работа, направленная на достижение общего результата.

Если соблюдать вышеперечисленные три правила, то можно не сомневаться в выполнении работ согласно внедренным регламентам. Конечно, многое зависит и от сотрудников компании. Если люди работают только ради зарплаты и текущая деятельность их не вдохновляет, то и не стоит ждать от них рьяного соблюдения регламента. И наоборот, работники, которых вдохновляют их должностные обязанности, с легкостью примут новые условия работы.

Понравилась статья? Поделитесь: