739 
Сохранить статью:
В чем суть? Когда проходит первоначальная эйфория после запуска бизнеса и выхода на уверенную прибыль, наступает пора разработки регламента организации. Подобная алгоритмизация всех процессов абсолютно естественна для любой компании.
Как сделать? Создание регламента основывается на успешной отработке всех процессов: от закупки канцтоваров до продаж. Как правило, разработка ложится на плечи отдела делопроизводства. На что же обратить внимание при регламентации?
В этой статье:
Для чего нужен регламент организации
Под термином «регламент» понимают внутренний документ компании, в котором прописаны организационные и технические требования, принятые организацией и обязательные для исполнения и применения либо в прямом вхождении, либо в виде ссылок на другие нормативно-правовые документы.
Для коммерческой фирмы регламент – это документ организационно-распорядительного характера, где подробно и пошагово описан процесс производства продукта или услуги, предназначенной для дальнейшей реализации. Описание начинается с момента разработки технического задания на изделие и до момента его продажи.
Таким образом, вновь принятый работник или переведенный с другого подразделения, прочитав регламент, должен иметь четкое представление о деятельности компании, о производимой продукции, о своих непосредственных должностных обязанностях, и это поможет ему оперативно адаптироваться на новом месте работы и включиться в бизнес-процессы организации.
Наиболее часто для составления регламента организации обращаются за помощью в консалтинговые агентства. При этом следует помнить, что разработку ключевого документа организации невозможно осуществить только силами привлеченных сотрудников агентств. Необходимо участие непосредственных сотрудников компании, которые принимают прямое участие в бизнес-процессах.
Нередко можно встретить ситуацию, при которой в производстве одного вида товарной продукции участвуют несколько подразделений компании. В таком случае необходимо координировать действия и исключить возникновение ситуаций, когда работник одной службы должен подчиняться еще и руководителю смежного отдела без распоряжения своего непосредственного начальника.
При этом начальники отделов несут потери времени на выяснение конкретных деталей задания и определение полномочий. Если регламент в организации будет вовремя и корректно разработан, то вышеописанных проблем можно будет избежать. Причем фаза ожидания распоряжения начальства рядовым исполнителем исчезнет совсем.
Но как в русской поговорке «не все коту масленица», так и в ситуации с регламентом. Несмотря на очевидные преимущества от его разработки, есть и несколько спорных моментов относительно принятия в работу такого документа.
- В первую очередь, разработка регламента требует серьезных финансовых затрат. Услуги специализированных консалтинговых агентств по созданию документа весьма недешевы. Плюсом к прямым денежным затратам агентствам идут потери рабочего времени сотрудников, привлекаемых к выполнению этой работы, которые также можно капитализировать.
- Любая успешно функционирующая организация должна постоянно развиваться. Где-то меняются технологии, где-то расширяется производство, меняется технологический процесс, вид продукции и т.д. На смену старым специалистам приходят новые, у которых свой взгляд на методику производства. Все это приводит к изменению производственного процесса, что в свою очередь вызывает необходимость корректировки, а в отдельных случаях и полного пересмотра, регламента. Такие действия также вызывают финансовые затраты.
- Четкое выполнение работ в соответствии с введенным в действие регламентом приводит к тому, что со временем сотрудник начинает работать на «автомате», совершенно не задумываясь о возможной оптимизации производственного процесса. Ведь совершенствование технологии никто не отменял.
- Внедрение чего-то нового взамен привычного старого, практически всегда встречается персоналом настороженно или в штыки. Регламент не является исключением из этого правила. Даже тот персонал, которого данный документ не касается, является сочувствующим простым рабочим. Для адаптации персонала к работе строго в соответствии с регламентом необходимо время и определенные финансовые траты. Поэтому разработка такого организационно-распорядительного документа должна затрагивать только типовые процессы, на которые не будут оказывать никакого влияния, постоянно меняющиеся, внешние условия.
- Перечень выполняемых работ и операций при производстве какого-либо вида продукции, для которых планируется разработка регламента, индивидуален. Невозможно взять аналогичный регламент у другой организации и перекроить его под себя. Этот документ создается под конкретную фирму с учетом всех ее особенностей.
С помощью технологической инструкции сотрудники предприятия смогут четко, правильно и в указанные сроки выполнять все поставленные перед ними задачи, как в индивидуальном плане, так и в масштабе всей организации в целом.
Основные разделы регламента организации
В таблице приведено подробное содержание всех разделов регламента.
| Статья | Содержание |
| Общие сведения | Описываются функции регламента.
Каких сферы деятельности затрагивает Нормативно-правовые документы, на основании которых создается данная инструкция (при наличии). Порядок, устанавливающий или отменяющий действие инструкции. Внесенные поправки и изменения. |
| Определения, термины, используемые сокращения | Определение терминов по тексту регламента и расшифровка сокращений.
Термины располагают в алфавитном порядке, с новой строки и в единственном числе. Определение данного термина пишется через тире. В качестве источников для определений при составлении регламента организации следует использовать государственные стандарты и законодательные акты. |
| Описание процесса | Пошаговое и пооперационное описание процесса. Этот раздел разделяют на подпункты, каждый из которых определяет очередной этап. Также указывается персонал, работающий над проектом, описывается порядок их действия и полученные результаты. |
| Ответственность | Все участники процесса несут ответственность за выполнение каждого пункта инструкции. К уголовной ответственности можно привлечь за возникновение ситуаций, связанных с риском для здоровья и жизни людей. |
| Контроль | Должен быть назначен сотрудник, с указанием Ф.И.О. и должности, который следит за исполнением данного регламента. Дополнительно могут быть обозначены средства и методы контроля. |
Как правильно составить регламент
Этот документ в любой организации составляют в несколько этапов.
- Этап 1. На этом этапе определяется необходимость в составлении ряда правил компании в зависимости от конкретной ситуации. Этот документ нужен в том случае, если деятельность, попадающая под регламент, повторяется с определенной периодичностью, а этапы ее выполнения остаются неизменными на протяжении долгого времени.
- Этап 2. Необходимо провести организацию работы персонала, который занят разработкой регламента организации. Составить данный документ, особенно на большом предприятии, одному сотруднику практически не под силу, так как он физически не в состоянии охватить все нюансы масштабного процесса производства. В связи с этим должен быть составлен список работников, занимающихся разработкой, и назначен руководитель проекта. Для того чтобы регламент организации был объективным и актуальным, в состав рабочей группы включают специалистов по теоретической части и практиков.
- Этап 3. На этом этапе проводятся совещания, и происходит непосредственное составление регламента компании. Все шаги и действия фиксируются на бумажном носителе. Результатом проведенных работ является первоначальный образец регламента организации, в котором подробно описан производственный процесс и все действия, связанные с ним.
- Этап 4. После ознакомления всех членов группы с черновым вариантом регламента, в него вносятся необходимые изменения и дополнения. В ходе коллективного обсуждения делаются окончательные выводы по составлению документа.
- Этап 5. Отредактированная инструкция отправляется на согласование и утверждение руководству, после чего выпускают рабочий регламент организации. Если документ получился большим, то по каждому подразделению или отделу подготавливают выписку с работами, которые касаются непосредственно его работы.
Типичные ошибки при составлении регламента организации
- Пункты инструкции не совпадают с практическими действиями
Для исключения этой ошибки в составе рабочей группы по разработке регламента должен быть человек, который на практике знает весь производственный процесс. К примеру, при масштабировании производства, руководство организации может инициировать создание отдельного подразделения, отвечающего за развитие бизнеса и бизнес-системы. В его обязанности будет входить и составление регламентов производственной деятельности.
В случае составления инструкции работниками, которые не имеют никакого отношения к выпуску продукции, то рабочий, непосредственно участвующий в производственном процессе, никогда не будет точно следовать каждому пункту документа. Потому что теория не всегда совпадает с практикой.
- Инструкция не допускает гибкости
В большинстве компаний разработчики регламентов стараются описать производственные действия максимально подробно. Это свидетельствует о том, что они не понимают разницу между такими определениями, как составление инструкции и описание процесса. В случае, если задачей является автоматизация процессов, то наиболее точное и подробное описание действительно способно принести пользу.
Потребность в составлении регламента возникает в тот момент, когда масштаб организации увеличился, и в производственном процессе стало участвовать большое количество работников. Их действия могут повторяться и дублироваться. Утвержденный документ исключает появление недопонимания и повторяющихся операций при производстве продукции, так как будет четко прописанный план, назначены ответственные за его выполнение и т.д.
Также не стоит забывать про предоставление определенной свободы действий работникам при принятии решений в определенных ситуациях. К примеру, регламент организации работ на высоте обязывает работников работать с применением средств индивидуальной зашиты – привязей, спецодежды, и т.д. Привязи разных производителей могут иметь конструкционные отличия, и работник вправе выбрать те, в которых ему более комфортно и удобно выполнять работу.
- В уставе отсутствует мотивация
Если в организации отсутствует система мотивации работников, то никакие правила не помогут. Например, при подписании договора необходимо завизировать его в разных службах – у юристов, финансистов, плановиков, в производственном отделе, в отделе охраны труда и промышленной безопасности.
На визирование документа одним подписантом отводится два дня, соответственно подпись на договоре можно поставить сразу при его поступлении в отдел, а можно и на исходе вторых суток. Если все службы будут тянуть с подписанием, то завершение сделки может плавно перейти на следующий месяц, план будет не выполнен, и о дополнительном премировании можно будет забыть.
- Слишком длинный текст документа
Как показывает практика, комфортным для понимания и усвоения является документ, длина которого составляет не более 5-7 страниц.
- Регламент организации написан тяжелым языком
Восприятие документа может затрудняться из-за того, что его текст изобилует сложными и длинными фразами. Писать регламент лучше всего простыми и недлинными предложениями.
- Отсутствует единая терминология
Не следует заменять общепринятые термины синонимами. Это может привести к искаженному толкованию регламента организации работником. Важно, чтобы одни и те же термины были использованы по всему тексту составленного документа.
- Отсутствие расшифровки к сокращениям
В большинстве организаций при составлении документов стандартом предусмотрено наличие раздела «термины и сокращения». Благодаря этому любой сотрудник организации сможет правильно понять смысл документа, не допуская его искажения.
- Не обозначены конкретные исполнители
Для четкого и своевременного выполнения работ и соблюдения правил, должны быть назначены ответственные сотрудники.
- Не все шаги расписаны в инструкции
В инструкции следует детально расписать, что нужно делать и что должно получиться в результате. Это необходимо для вновь принятых на работу сотрудников.
3 основных правила работы с регламентами
Если в штате организации отсутствует сотрудник, в обязанности которого входит контроль соблюдения регламентов, то, скорее всего никто их не будет соблюдать. Может быть, некоторое время с момента внедрения они еще и будут работать, но впоследствии все станет как раньше.
Правило № 1. Должностные папки или инструкции
Регламент является одним из важных инструментов менеджмента. Для того чтобы он работал, нужно удостовериться, что документ появился в должностных папках работников или в должностной инструкции было прописано проводить работы согласно регламенту.
Правило № 2. Проверка знаний
Регулярная проверка знаний на предмет понимания регламента является залогом того, что персонал читал и имеет понимание документа. Служба управления персоналом должна время от времени устраивать контрольные тестирования сотрудников на знание соответствующих инструкций. Чаще всего это выглядит следующим образом: работник заходит в Google-форму и отвечает на несколько вопросов. Это и будет мотивацией для прочтения регламента.
Правило № 3. Контроль выполнения
Управление персонала или иная служба, на которую возложены обязанности по контролю за соблюдением регламентов, должны с определенной периодичность проводить проверки. Если эти мероприятия будут отсутствовать, то со временем работники начнут выполнять возложенные на них обязанности так, как им удобнее.
Важно, чтобы в организации была хорошо выстроенная обратная связь. Может возникнуть ситуация, когда работник, работающий согласно какому-либо регламенту, не согласен в правильности документа. Он может сообщить свою точку зрения непосредственному начальнику. Если идея сотрудника действительно может повысить эффективность производства, то вполне логичным шагом будет внесение изменений в действующий регламент. Это и есть командная работа, направленная на достижение общего результата.
Если соблюдать вышеперечисленные три правила, то можно не сомневаться в выполнении работ согласно внедренным регламентам. Конечно, многое зависит и от сотрудников компании. Если люди работают только ради зарплаты и текущая деятельность их не вдохновляет, то и не стоит ждать от них рьяного соблюдения регламента. И наоборот, работники, которых вдохновляют их должностные обязанности, с легкостью примут новые условия работы.
