Ассистент руководителя: особенности профессии

Что должен уметь ассистент руководителя? Ответить на этот вопрос однозначно и в полном объеме вряд ли получится. Ведь многое зависит от сферы деятельности организации, в которой этот сотрудник работает.

Что можно сделать?. Зато можно попробовать перечислить некоторые навыки и качества характера, в любом случае необходимые для человека данной должности. И ориентироваться при найме на работу такого сотрудника нужно именно на них, а не личные предпочтения, как это часто бывает.

Суть работы ассистентом руководителя

Ассистент руководителя – должность которую могут занять такие профессионалы как менеджер, секретарь или делопроизводитель, способные выполнять более широкий спектр своего функционала, но не имеющие возможности продвижения по карьерной лестнице в своей организации. Зачастую, помимо ассистирования, им приходится выполнять и другие поручения, связанные, например, с юриспруденцией.

В любой организации функции ассистента руководителя достаточно велики, потому как его мастерство в организационных моментах влияет на эффективность распределения рабочего времени главы предприятия. Обязанности ассистента заключаются в том, что руководитель может делегировать большую часть работы своему помощнику, таким образом освободив время для решения других задач.

Должность ассистента руководителя у многих может ассоциироваться с рутинной работой секретаря, но в реальности помощник исполняет разнообразные административные функции:

1. Администратор-делопроизводитель – специалист, заведующий документацией. Данный работник может брать на себя обязанности секретаря и сотрудника архива.
2. Офис-менеджер – может выполнять работу секретаря, например, осуществлять связь с клиентами по телефону, назначать встречи, проверять первичную документацию. Также сюда входит обеспечение материально-технической базы офиса и его хозяйственной части (мелкий ремонт, контроль запаса расходных материалов). Как правило, эта должность встречается в некрупных организациях с численностью штата от 30 человек.
3. Секретарь-референт – имеет широкий спектр обязанностей: отвечает за отправку и получение писем, прием звонков, составление графика руководителя, работу с документацией.
4. Секретарь-ассистент – как правило работает в роли секретаря-помощника, выполняя всевозможные распоряжения, связанные с вопросами бизнеса, включающие в себя еще и документооборот.
5. Бизнес-ассистент руководителя – к этому сотруднику требования очень высокие, потому как он является непосредственным заместителем руководителя, имеет возможность и полномочия принимать решения по многим вопросам на свое усмотрение. Подчиняется он исключительно директору.

Работа личным ассистентом руководителя не столько должность, сколько призвание, ведь в ней нет четких критериев относительно функциональных обязанностей, поэтому здесь должен быть либо высокий уровень стрессоустойчивости, либо личностных способностей, обеспечивающих комфортное состояние в условиях размытых требований.

Особенность должности персонального ассистента руководителя заключается в том, что его функционал зависит только от индивидуальных требований начальника и продумать заранее все нюансы и нагрузку невозможно.

Чаще всего руководителю требуется такой помощник, который взял бы на себя всю работу, связанную с оформлением документации. Бывает, что руководство имеет потребность не в одном ассистенте, а в двух, чтобы была возможность распределить между ними разные направления работы. А если компания достаточно крупная, то и сам ассистент может возглавлять целый отдел и, следовательно, нуждаться уже в своих помощниках.

Необходимые профессиональные навыки

Как правило, при рассмотрении вакансий вы не найдёте никаких особых требований кроме как наличия профессионального образования. На деле же этого недостаточно. Исходя из практического опыта, для данной должности необходимо иметь такие качества ассистента руководителя, которые могут быть у человека, как минимум закончившего бакалавриат, а лучше магистратуру.

Так как помощник берет на себя ответственность за исполнение задач управленческого характера, ему не помешает повышение квалификации по данному профилю, что даст гарантию более эффективного выполнения работы.

Ассистенту необходимо разбираться в следующих вещах:

• Управление финансами.
• Налоговый и кадровый учёт.
• Знание менеджмента.
• Методология бизнес-процессов.

Для ассистента руководителя немаловажным являются владение навыками в области конфликтологии, психологии управления и тайм-менеджмента. Если помощник участвует вместе с руководителем во встречах с иностранными партнерами, понадобится хорошее знание иностранного языка.

И точно не обойтись без высокого уровня владения разнообразным программным обеспечением, благодаря которому возможно автоматизировать бизнес-процессы.

Важные личные качества

Ассистент, как правая рука руководителя, должен обладать следующими качествами:

1. Заинтересованность и активная позиция, стремление работать на достижение результата компании в целом. Инициатива в поиске новых более эффективных методов работы.
2. Верность. Для директора смена ассистента всегда проблематична. Во-первых, это в некотором роде стресс, во-вторых, трата времени на адаптацию и обучение нового сотрудника.



1. Способность к неразглашению секретной информации. Будучи помощником, человек имеет доступ к материалам, которые являются конфиденциальными. Важно осознавать, что эти сведения не должны подлежать огласке ни при каких обстоятельствах.
2. Тактичность. Владение этикетом и навыками коммуникации.
3. Ответственность. Понимание последствий собственных решений или поступков.
4. Стрессоустойчивость. Способность управлять своим эмоциональным состоянием, не поддаваться влиянию внешних раздражителей (недовольный клиент или начальник), оставаться уравновешенным в процессе деятельности.
5. Многозадачность. Навык одновременного управления делами по разным отраслям очень ценится руководителями.
6. Высокий уровень культуры. Важнейшее из качеств помощника руководителя.
7. Оптимизм. Поможет избежать эмоционального выгорания, которое может спровоцировать отсутствие четких требований, норм и границ в деятельности ассистента, а также частые неожиданные задачи, требующие быстрого решения.
8. Высокая обучаемость. Гибкость в познании и оперировании новой информацией, дифференциация и структурирование новых данных в удобную для восприятия форму по запросу руководителя компании.

Права и зоны ответственности ассистента руководителя

Будущему ассистенту руководителя также важно знать о своих правах и ответственности. В каждой компании есть должностные инструкции, которые раскрывают для специалиста его обязанности, помогающие выполнять свою работу более качественно. Вот что рекомендовано ассистенту главы компании:

• Постоянный поиск и предложения по усовершенствованию процессов развития всей бизнес-организации.
• Следить за соблюдением прав, озвученных в трудовом договоре и требовать обеспечение адекватных условий для работы, что повышает эффективность самого сотрудника.
• Не выходить за рамки своей компетенции при принятии самостоятельных решений.
• Своевременно получать необходимую информацию и вести документацию, важную для качественного исполнения своей работы.

Список рекомендаций может дополняться в зависимости от сферы деятельности компании.



В тот момент, как подписан договор и положение о должностных инструкциях ассистента, начинает действовать ответственность за некачественный труд и низкую компетентность в данной сфере. Такая ответственность может наступить при следующих условиях:

• Нанесение материального ущерба компании.
• Небрежное отношение или неисполнение профессиональных обязанностей.
• Трата рабочего времени на свои личные дела или проблемы.
• Несоблюдение правил пожарной безопасности, режима работы, профессиональной дисциплины или техники безопасности на производственном месте.
• Невежливое отношение к коллегам и клиентам, неучтивость в общении.
• Несогласованный выход за пределы круга обязанностей.

Читайте также
Делегирование полномочий: правила, этапы, ошибки
Подробнее

Ответственность регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации, который включает в себя как материальную и дисциплинарную ответственность, так и ответственность, регулируемую уголовным законодательством.

Средняя зарплата сотрудника

При обработке вакансий на должность офис-менеджера или секретаря можно столкнуться с проблемой конкуренции, так как на одну позицию претендуют около 10 соискателей. Что касается личного ассистента руководителя, здесь показатели еще выше – 16 соискателей на вакансию несмотря на то, что при этой должности предъявляются завышенные требования к кандидату.

Средняя зарплата помощника руководителя в крупных городах, например, в Москве и Санкт-Петербурге составляет 90 000 и 80 000 рублей, в Казани, Воронеже, Омске, Уфе – 50 000 Рублей, в Екатеринбурге, Красноярске около 40 000 рублей, в Нижнем Новгороде, Перми, Самаре, Ростове-на-Дону, Новосибирске и Челябинске до 50 000 рублей.

Если у вас уже имеется опыт работы в этой должности от 1 года и более, ваш оклад будет немного выше среднего.

Более высокая заработная плата будет в иностранных и отечественных организациях, заведующих крупными бизнес-проектами.



Такие компании примут в свою систему исключительно высокопрофессиональных сотрудников с приличным стажем работы, как правило, более 5 — 7 лет. Если вы свободно владеете несколькими иностранными языками, то это повышает уровень вашей конкурентоспособности. Здесь заработная плата ассистента руководителя для Москвы составит 110 000 рублей и выше, для Санкт-Петербурга от 90 000 рублей.

Плюсы и минусы должности

Должность персонального ассистента руководителя уникальна тем, что дает возможность продвижения по карьерной лестнице при получении значительного опыта. Правда и здесь есть свои нюансы. О них более подробно рассмотрим ниже.

Положительные стороны профессии:

• Возможность перенимать опыт у преуспевающего человека.
• Активное участие в мероприятиях разного уровня, связанных с заключением сделок и организацией встречах.
• Непосредственное участие в управлении компанией разного уровня, как способ повышения квалификации в этой сфере.
• Развитие и оптимизация профессиональных навыков, знаний и умений в режиме исполнения своих обязанностей.
  

  Читайте также

  Операционный менеджмент для рационализации производства

  Подробнее
• Изучение методологии ведения бизнеса, принципов принятия ответственных решений изнутри самого процесса.
• Получить опыт организации и проведения деловых переговоров с трудным клиентом и компаньонами в команде с руководителем.
• Повышать компетентность в области конфликтологии, учиться урегулированию разногласий на практике.
• Повышать коммуникативное мастерство, обучаться конструктивному взаимодействию с человеком, независимо от его статуса и возраста.
• Широкие возможности при освоении знаний и навыков по профессии, в открытии своего собственного бизнеса.



Как мы увидели из вышеописанных преимуществ, данная должность весьма перспективна во всех отношениях. Но все-таки, как и в других профессиях, здесь существуют и минусы:

• Ненормированный график работы. Ассистент руководителя может быть занят по 10 – 17 часов в сутки. Он всегда должен быть доступен для звонка начальника, быть готов к внезапной командировке за 1000 км от дома, а также сопроводить руководителя на встречу по его требованию.
• Возрастные ограничения. Ассистенту моложе 25 лет скорее всего откажут в приеме на вакансию. А если вам за сорок, то вас могут попросить освободить должность для более молодого и активного сотрудника.

В любом случае, даже в последнем минусе есть исключения, потому как руководителю проще работать с одним помощником в течение многих лет, так как не нужно терять время на обучение нового. Поэтому и зарплата постоянного ассистента всегда стремится вверх и намного превышает оплату молодого специалиста.


Автор статьи
Редакция сайта
Понравилась статья? Поделитесь: