Мужской бизнес-клуб успешных предпринимателей
Мужской бизнес-клуб предпринимателей
Вступить в клуб
Главная> Менеджмент >Премирование работников: основания, размеры, разработка положения, риски

Премирование работников: основания, размеры, разработка положения, риски

23.01.2023
746
Время чтения: 15 минут
Сохранить статью:
Премирование работников

О чем речь? Премирование работников – выплаты стимулирующего характера. К сожалению, руководство большинства компаний не уделяет должного внимания разработке положения о премиях. Это приводит к неоправданным ожиданиям со стороны сотрудников, налоговым рискам, судебным разбирательствам.

Что делать? Чтобы работники оставались довольны размерами и регулярностью выплат, а ФНС и суды не имели претензий к компании, необходимо учесть множество нюансов, прописать их в положении, разработать ряд других обязательных документов.

Критерии и размеры премирования работников

У каждой организации размер премии определяется разными способами. Он может быть фиксированным и дифференцированным. Последний вид выражается в процентном соотношении к определенной величине. Фиксированная премия устанавливается за выполнение каких-либо показателей. Это может быть выполнение работы в рамках контрольных сроков, отсутствие брака на производстве и пр.

Иногда суммарное число показателей, влияющих на размер премии, вызывает некоторые сложности в расчетах итоговой суммы. В таком случае можно выполнить установку предела премирования работников с градацией от минимального к максимальному. К примеру, размер премии варьируется в диапазоне от 20 до 50 % от оклада и не выходит за его пределы.

Будет актуальным составление кризисного листа, где прописываются критерии определения размера премии. На протяжении отчетного периода руководитель оценивает эффективность работы подчиненных по шкале от 1 до 10 баллов. Итоговый балл выставляется по завершении срока. Недостаток такого метода заключается в том, что руководитель может подходить к вопросу субъективно, что, вероятно, скажется на отношениях внутри коллектива.

Критерии и размеры премирования работников

Отметим, что критерии премирования должны быть максимально ясными и прозрачными. В противном случае у налоговой службы появятся вопросы к работодателю. Скорее всего, его попросят обосновать каждую выплату или доначислить денежные средства к налогу на прибыль.

Критерии премирования работников не могут быть одинаковыми в разных компаниях. Их формирование напрямую зависит от функционала структурных единиц и подразделений.

Сотрудники, занятые производством товаров, получают премию в зависимости от выполнения плана выпуска и количества бракованной продукции.

Специалисты коммерческих отделов получают премию, расчет которой зависит от: выполнения показателей KPI, эффективности работы с клиентами.

Важно помнить, что при определении размера премии нельзя использовать одинаковые критерии для всех сотрудников организации. Главный ориентир – это должностные обязанности каждого отдельно взятого специалиста.

Вполне очевидным становится вопрос, касающийся системы премирования для работников таких подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров и других, которые не производят продукцию и не имеют отношения к ее реализации.

Действительно, такие сотрудники не принимают участия в выполнении плана и увеличении прибыли. Но это не говорит о том, что им можно отказать в премировании. Соответственно, здесь критерии должны определяться отдельно с учетом функциональных обязанностей специалистов.

Приведем примеры премирования работников, не принимающих участия в достижении целей организации. Бухгалтер может получить премию за:

  • Разработку усовершенствованных методов ведения бух. учета.
  • Подготовку отчетных документов в страховые и пенсионные фонды, а также в налоговую службу в рамках установленных сроков.
  • Отсутствие нареканий в результате проверок.
  • Умение работать в режиме многозадачности.
  • Соблюдение финансовой дисциплины.

Разберем, как можно обосновать расходы на премирование сотрудников отдела информационных технологий. В качестве примеров приведем следующие критерии: внедрение усовершенствованных технологий, повышающих информационную безопасность всего предприятия, обеспечение бесперебойной работы оборудования, устранение проблем с техникой в кратчайшие сроки и пр.

При обосновании не принято применять следующие формулировки: «За добросовестное отношение к выполнению служебных обязанностей», « за соблюдение норм труда и трудовой дисциплины». Такие пояснения имеют расплывчатую форму, что может не понравиться органам контроля.

Что говорит закон о премировании работников

В статье 191 Трудового кодекса РФ говорится о том, что за добросовестное отношение к труду сотрудника можно поощрять материально. Чтобы избежать лишних вопросов со стороны контролирующих органов, такое премирование необходимо правильно оформить. Как это сделать?

Когда нового сотрудника принимают в штат компании, ему рассказывают, какие виды премирования актуальны для предприятия. Работник должен знать не только о премиях, связанных с выполнением служебных обязанностей, но и разовых начислениях к определенным событиям: свадьбе, рождению ребенка, смерти родственника и др.

Согласно статье 68 ТК РФ ознакомление нового работника с Правилами внутреннего распорядка, а также с иными внутренними нормативными документами должно осуществляться руководителем под роспись до того, как трудовой договор вступит в силу.

Что говорит закон о премировании работников

Многие организации заключают с исполнителями обязанностей договор ГПХ о возмездном оказании услуг. В данном случае премирование не начисляется. Все дело в том, что термин «премия» может быть использован только в трудовом договоре. Конечно, вознаградить работника за выполненную работу можно, изменив стоимость работ в договоре ГПХ на большую.

Каждый штатный сотрудник должен быть ознакомлен с принципами расчета премии, а также с условиями ее начисления. Статья 252 Налогового кодекса РФ говорит о том, что премирование является обоснованным расходом лишь в том случае, если оно нашло свое отражение в трудовом и (или) коллективном договоре.

Отражение условий для начисления премии и ее расчета осуществляется следующими способами:

  • В трудовом договоре с сотрудником компании.
  • В коллективном договоре. При этом в трудовом договоре с работником должна быть сделана отсылка на этот ВНД.
  • В Положении о материальном премировании работников. В трудовом договоре также делается отсылка на Положение.
  • В Положении о премировании, при этом в трудовом договоре делается отсылка на коллективный, в коллективном – на Положение.

Независимо от того, в каком именно из вышеперечисленных документов предоставлена информация о премировании, в нем должен быть прозрачно представлен порядок начисления премии.

Некоторые компании при составлении трудовых договоров используют формулировку: «Начисление премии осуществляется по решению руководителя». Это весьма рискованно для организации. Не факт, что налоговый эксперт отнесется к этому лояльно.

Правила оформления премирования работников

Такой вид материального стимулирования сотрудников, как премия, закреплен нормами ТК РФ (абз. 4 п. 1 ст. 22 ТК РФ, абз. 1 ст. 191 ТК РФ). Несмотря на это, расходы требуют обоснования, для чего необходимо обеспечить выполнение следующих условий:

  • Предусмотреть данное вознаграждение во внутренних нормативных документах компании.

Условия премирования работников должны быть отражены в трудовых и коллективных договорах. Желательно, чтобы подробная информация о том, что нужно сделать сотруднику для получения премии, и как происходит ее расчет, была расписана в отдельном нормативном акте предприятия – «Положении о премировании и материальном стимулировании работников».

  • Отразить в кадровых документах фиксированные и дифференцированные показатели премирования.

Такое требование прописано в п.1 ст. 252 Налогового кодекса РФ. Важно, что специалисты, разрабатывающие Положение о материальном стимулировании и премировании, принимали во внимание исключительно реально измеримые показатели. В документах не допускаются неопределенные формулировки, они вызовут ряд вопросов у экспертов со стороны налоговой службы.

Локальный нормативный акт предприятия, который отражает информацию о премировании, в целях налогообложения должен включать в себя следующие данные:

  • Информацию о том, на каком основании выплачивается премия, с обязательным перечислением реально измеримых производственных показателей.
  • Перечень источников, из которых выплачивается вознаграждение.
  • Размер премирования и методы, применяемые для его расчета.
  • Согласно п.1 ст. 252 Налогового кодекса РФ нужно иметь документы, которые подтверждают основание для начисления премии.

В качестве примера таких документов можно привести ходатайство, а также служебную записку от руководителя структурного подразделения с обоснованием премирования сотрудника. Чтобы подтвердить расходы на выплату премий работникам, работодателю необходимо сформировать приказ о премировании.

Отметим, что чистая прибыль компании, средства специального назначения и целевые поступления не могут являться источником выплаты вознаграждений, так как согласно п. п. 1, 22 ст. 270 Налогового кодекса РФ они не принимаются к учету для целей налогообложения.

Разработка положения о премировании работников

Разработка «Положения об оплате труда и премировании сотрудников» полностью ложится на плечи компании. Ни один нормативно-правовой акт не дает рекомендаций по его составлению, поэтому предприятие может воспользоваться лишь имеющимися практическими наработками.

Количество таких положений зависит от размера компании. Если организация небольшая, достаточно одного документа, если же, напротив, крупная – имеет смысл разработать положение для каждого структурного подразделения или объединить их в небольшие группы.

Текст документа должен включать в себя следующую информацию: показатели и условия для начисления премии, периодичность выплат материальных вознаграждений, порядок расчета. В положении необходимо отразить те критерии, которые могут повлиять на снижение премии. Рекомендуется выделить следующие разделы:

Общие положения

Этот раздел описывает цели премирования. Среди них могут присутствовать повышение качества продукции, услуг и выполненных работ, увеличение производительности труда.

Виды премий и показатели премирования.

Фиксирование причин, по которым начисляется премия, также будет уместным в положении. Приведем примеры:

  • Премирование за интенсивность работы.
  • Премия за непрерывный стаж работы в компании.
  • За достойный результат труда.

Важно: чтобы обосновать начисление премии перед налоговой службой, необходимо добиться четкого формулирования показателей премирования.

Разработка положения о премировании работников

Премии могут выплачиваться к каким-либо праздничным датам. Например, юбилей, свадьба, рождение ребенка. Допустимо расходование денежных средств на такие вознаграждения из прибыли. Дифференциация премирования происходит в зависимости от:

  • Категорий персонала. Некоторые премии выплачиваются только рабочим, другие – руководителям структурных подразделений. К примеру, офисные специалисты и служащие могут получать премию по итогам оценки производственных результатов, а вознаграждение за непрерывный трудовой стаж, как правило, является актуальным для всех категорий сотрудников.
  • Времени выплаты (премирование работников по итогам года, квартала, месяца).
  • Периодичности выплат. Некоторые премии выплачиваются регулярно (квартальная, годовая), другие – разово (премия за выполнение ОВЗ).
  • Источника выплат (фонд оплаты труда или прибыль предприятия).
  • Отношения к налогообложению (учитывается ли премирования в целях налогообложения).
  • Размера выплаты. Он может быть фиксированным либо рассчитанным в процентах по отношению к какому-либо показателю.

Без четкого формулирования показателей премирования работников предприятия обосновать его будет крайне сложно. Они бывают следующими:

  • Количественными. Чтобы получить премию, сотруднику необходимо выполнить или перевыполнить план работы, обеспечить бесперебойное функционирование техники на предприятии, уложиться в сроки, отведенные на выполнение служебных обязанностей или сократить их, выполнить работы с привлечением наименьшего количества структурных единиц и пр.
  • Качественными. Работникам начисляют премию, если они усовершенствовали продукцию, улучшили технико-экономические показатели подразделения или всей организации в целом, понизили трудоемкость выполняемых задач, сэкономили материалы, снизили потери в рабочем процессе.

Очевидно, что самые важные показатели для премирования – это те, которые играют взаимосвязь с прибылью, ее получением и увеличением. Многие эксперты склонны считать, что при расчете премий представителей руководящего звена необходимо учитывать выполнение договорных обязательств, рост производительности, обеспечение выпуска товаров надлежащего качества.

Важно, что показатели для премирования работников должны быть четко сформулированы и дифференцированы по категориям сотрудников и структурных подразделений. Для некоторых категорий такой показатель может быть всего один. К примеру, рабочие, занятые в производстве, получают премию на основании выполненного плана по выпуску товаров.

Порядок расчета премии

В этом разделе необходимо перечислить должности, структурные подразделения, профессии или виды работы, которые подлежат премированию.

Размер вознаграждения может быть фиксированным, так же его определяют как некоторый процент по отношению к выделенному показателю. Например, если сотрудник выполнил установленный план по выпуску продукции за определенный период, не допустив при этом брака и рекламаций, ему будет назначена премия в размере 15 % от сдельной оплаты труда или, допустим, 40 % от должностного оклада.

Иногда непросто определить размер премии по причине большого количества показателей для премирования. В таком случае рекомендуется выбрать пределы премирования: высший и низший. К примеру, минимальная премия составляет 10 % от должностного оклада, максимальная – 40 %.

В некоторых случаях руководители подразделений самостоятельно определяют размер премии для каждого из сотрудников, находящихся в прямом подчинении, но здесь велика вероятность того, что их обвинят в субъективном подходе. Таким образом, будет правильнее, если размер премиальных выплат привяжут к определенным показателям.

В этом же разделе следует расписать процедуру и указать, кто занят в организации премирования работников:

  • Кто принимает решение о назначении премии.
  • Как решение доводится до сотрудников бухгалтерии.
  • Как часто выплачивается премия.
  • В пределах какого срока необходимо сформировать Приказ о премировании работников за тот или иной период.

Кроме того, в этом разделе отмечаются условия, на основании которых премия может быть снижена. Приведем примеры:

  • Сотрудник исполнял должностные обязанности ненадлежащим образом.
  • Работник компании нарушил правила внутреннего распорядка или трудовую дисциплину (прогулял работу, приступил к исполнению обязанностей в состоянии алкогольного опьянения).
  • Не исполнил приказ руководителя.
  • Нарушил требования охраны труда или производственной санитарии.

Заключительные положения

В заключительном разделе определяется порядок вступления в силу локального нормативного акта о премирование работников, а также срок его действия.

Изменение положения о премировании работников: как правильно сделать

Порядок премирования работников утверждается работодателем. Он устанавливается в трудовых договорах, а также иных локальных нормативных актах (ЛНА).

Изменения в локальные акты вносят на основании распоряжения руководителя, сотрудников организации знакомят с ними под роспись. Если же меняются условия премирования, указанные в трудовом договоре, с работниками заключается дополнительное соглашение. В том случае, если кто-либо из штата не согласен с новыми условиями, его необходимо уведомить о них за 2 месяца, предоставив обоснование.

Причиной может послужить изменение технологических или организационных условий труда. Работник, не желающий подписывать соглашение, имеет право аннулировать Трудовой договор. Кроме того, он может обратиться в суд. Поэтому внести изменения в локальный нормативный акт гораздо проще.

Даже если условия премирования работников отражаются в локальных актах, упомянуть о премиях в Трудовом договоре необходимо. Некоторые работодатели здесь допускают серьезную ошибку, делая ЛНА частью договора. В таком случае внесение в него изменений возможно только с согласия работника.

Приведем примеры формулировок условий премирования в трудовом договоре:

Формулировка в договоре Как поменять условия премирования
Порядок премирования установлен Положением о премировании. Каждый работник должен согласиться с новой редакцией Положения о премировании
Условия премирования приведены в Положении о премировании, которое является неотъемлемой частью настоящего трудового договора.
Работнику могут быть выплачены стимулирующие, компенсационные и поощрительные вознаграждения, бонусы и премии (единовременные и периодические) и прочие выплаты, которые устанавливаются внутренними документами работодателя. Здесь нет необходимости формировать дополнительные соглашения. Сотрудников можно просто ознакомить с изменениями в ВНД.

Работодатель сам принимает решение: собирать согласия или просто ознакомить сотрудника с новыми ЛНА.

Возможные налоговые риски премирования работников

Так как порядок начисления периодических премий прописан в положении о премировании, то у налоговой службы, как правило, не возникает вопросов по их поводу. Если же выплата разовая, могут возникнуть трудности.

Важно, чтобы положение о премировании включало в себя информацию обо всех возможных материальных вознаграждениях. Рекомендуется вносить изменения в локальные акты своевременно.

Трудовые премии имеют прямую взаимосвязь со стимулированием сотрудников компании. Это расход, который несет в себе экономическую целесообразность, поэтому налоговый орган не станет придираться к причинам их выплат.

Стоит отметить трудности, возникающие с начислением премий к определенным праздничным событиям. ФНС зачастую отказывает принимать их в состав расходов компании, так как они никак не относятся к труду. Тем не менее, их стимулирующая функция является очевидной, сотруднику будет гораздо интереснее работать в компании, где премированию работников подлежат не только результат работы. Очевидно, что человек будет выбирать те варианты, где больше материальных вознаграждений.

Возможные налоговые риски премирования работников

Постарайтесь ограничить круг премий трудовыми, в противном случае имеется вероятность судебных разбирательств.

Премирование работников и налоговый учет

Учет выплаченных материальных вознаграждений осуществляется работодателем в расходах по налогу на прибыль или УСН по статье 255 Налогового кодекса. С них необходимо уплачивать страховые взносы и удерживать НДФЛ согласно статьям 420 и 210 НК РФ.

Если премия не является трудовой, уплата страховых взносов не осуществляется, но удержание НДФЛ будет осуществляться все равно.

В некоторых случаях оформление вознаграждение по договору дарения являет более выгодным вариантом. В качестве примера приведем денежные средства в подарок на день рождения. Тогда работодателю не нужно уплачивать страховые взносы. Согласно ст. 420 НК РФ удержание НДФЛ производится, если сумма свыше 4 тысяч рублей, причем с первых 4 тысяч налог не удерживается. Но в расходах по налогу эти денежные средства учитываться не будут.

Разберем налоговую нагрузку на примере вознаграждения в размере 8 тысяч рублей.

Обычная «Непроизводственная» Подарок
Страховые взносы 2416 0 0
НДФЛ 1040 1040 520
Налог на прибыль 20% -2083 0 0
Налоговая нагрузка 1373 1040 520

Для того чтобы премии были учтены в расходах по налогу необходимо:

  • Прописать порядок их начисления в трудовом договоре или локальном нормативном акте.
  • Связать премирование с результатами работы по ст. 255 Налогового кодекса.

Ст. 255 НК РФ гласит: «К расходам на оплату труда в целях настоящей главы относятся, в частности: начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели».

Премирование работников и налоговый учет

При невыполнении приведенных условий налоговый орган не примет премирование в расходах, о чем регулярно напоминает Министерство Финансов. Не принимаются следующие виды премирования:

  • Премирование за выигрыш публичного конкурса. (Письмо Минфина от 08.05.20 № 03-03-06/1/37404, от 08.07.19 № 03-03-06/1/49986, от 01.04.11 № КЕ-4-3/5165).
  • Премирование к определенной праздничной датой. Письмо Минфина 03-03-06/1/33167 от 09.07.14., 03-03-06/1/42954 от 22.07.16. объясняет это отсутствием стимулирующей функции.

Ниже расскажем, когда организация не должна оплачивать страховые взносы с премирования.

Если материальное вознаграждение не имеет взаимосвязи с производственной деятельностью, то страховые взносы не уплачиваются. Тем не менее, Министерство Финансов и Фонд Социального Страхования с этим не согласны. По мнению указанных органов, платить нужно за все виды премирования. Это мнение отражено в Письме Минфин 03-15-06/76608 от 25.10.18. и Письме ФСС РФ 02-09-11/06-5250 от 14.04.15. Работодатель в данном случае должен доказать, что выплаты не являются стимулирующими.

Предприятие может избежать уплаты страховых взносов, используя в документации следующие формулировки:

Вид премирования Формулировка в Трудовом договоре или Локальном нормативном акте
За победу в публичном конкурсе Участие в конкурсах не является обязанностью преподавателя. См. Определение ВС РФ 310-КГ15-6710 от 26.06.15.
К юбилею Уровень квалификации работника не влияет на размер премии. «Премия начисляется единовременно к юбилейной дате со дня рождения 55 лет (для женщин) и 60 лет (для мужчин), или в связи с круглой датой непрерывного стажа в компании». См. Определение ВС РФ 304-КГ14-4977 от 11.12.14.

Можно ли не платить НДФЛ?

Выше мы уже говорили, что НДФЛ удерживается с любых премий на основании пп. 6 п. 1 ст. 208 Налогового кодекса. Но сэкономить некоторую часть средств здесь все же возможно, если оформить вместо премирования договор дарения. НДФЛ будет уплачиваться лишь от суммы сверх 4 тысяч рублей, при этом такое вознаграждение не учитывается в расходах по налогу на прибыль или УСН.

Налоговый орган может начислить страховые взносы и налог, если посчитает вознаграждение стимулирующим.

Премирование работников, чтобы те не пошли в суд

Если с ФНС все не так уж и сложно, то с сотрудниками могут возникнуть трудности. Они нередко после увольнения подают судебные иски с требованием выплатить премию за отработанный период или прогул.

  • Как не платить прогульщикам

Премирование должно иметь свои критерии. Регулярные и безосновательные вознаграждения могут быть восприняты ФНС как часть зарплаты, тогда иск будет удовлетворен в пользу работника.

Приведем пример из судебной практики. Один работодатель смог отстоять порядка 3 миллионов рублей годовой премии благодаря наличию в ее расчете множества критериев: размера заработной платы, должности сотрудников, KPI, индивидуального выполнения плана, исполнения ковенанта, EBITDA, свободного денежного потока, производительности труда, уровня вовлеченности персонала, рабочей дисциплины.

Многоуровневая система премирования является гарантом защиты работодателя, но она усложняет процесс расчета премии. Но эта проблема поправима: необходимо использовать специальные сервисы, которые выполнят расчет в автоматическом режиме. Самое главное – правильно настроить шаблоны.

  • Как не платить тем, кто уволился по собственному желанию

Бывшие сотрудники могут подать иск, чтобы забрать годовую или квартальную премию. В некоторых случаях такие дела решаются в их пользу, даже если приказ о премировании был сформирован после расторжения трудового договора. Министерство Финансов занимает здесь позицию работодателя.

Согласно Письма Минтруда 14-1/ООГ-1874 от 14.03.18. уволенные до дня формирования приказа сотрудники не должны быть включены в списки на премирование.

Чтобы не проиграть суд, следует избегать некоторых формулировок.

Иск в пользу сотрудника Иск в пользу работодателя
Обязанность работодателя платить премию
Размер премии составляет 50 % от должностного оклада Работодатель может выплатить сотруднику Общества вознаграждение, предусмотренное ЛНА и законодательством РФ.(Определение СК Верховного суда РФ 69-КГ17-22 от 27.11.17.)
Сотрудник вправе ежегодно получать премию, равную 3 должностным окладам. Работодатель может выплатить сотруднику премии, предусмотренные внутренними нормативными документами. Премирование – это право сотрудников, оно не является обязанностью работодателя. Принятие окончательного решения осуществляется … (наименование подразделения).
Расторжение Трудового договора не влияет на выплату премии
Премирование работников зависит от результатов работы за отчетный период и от результатов деятельности всего предприятия в целом. Премия начисляется сотрудникам, состоящим в трудовых отношениях с компанией на момент формирования приказа о премировании за отчетный период.
Сотрудникам, уволившимся по собственному желанию и отработавшим полный отчетный период, может быть начислена премия по решению работодателя с учетом соблюдения предусмотренных для этого условий.
Цель премирования — только стимулирование
Право на получение периодических премий сохраняется за штатными сотрудниками, которые отработали половину отчетного периода и одного дня и более. Результаты работы для начисления премирования должны быть оценены. Премирование начисляется в случае расторжения трудового договора на основаниях, определенных в Положении и предусмотренных Трудовым кодексом. Если трудовой договор расторгнут на основании п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, выплата не производится. Премия начисляется сотрудникам, состоящим в трудовых отношениях более 3 месяцев. Трудовой договор должен быть действительным на момент формирования Приказа о премировании.

Универсальных для всех предприятий схем оплаты труда и премирования работников не может быть по умолчанию. Каждая организация должна разработать свою процедуру, которая в наибольшей мере будет отвечать потребностям работников и возможностям работодателя. Компания вправе самостоятельно определять, как часто начислять материальные вознаграждения. Схемы могут периодически меняться в зависимости от целесообразности премирования.

Чтобы определять, какая из них станет наиболее эффективной, следует тестировать их и отслеживать результативность работы сотрудников и динамику финансового благосостояния организации. Когда в производственный процесс предприятия вносятся коррективы, меняются поставленные цели, есть смысл изменить систему премирования для дальнейшего стимулирования работников.

Понравилась статья? Поделитесь: