Мужской бизнес-клуб успешных предпринимателей
Мужской бизнес-клуб предпринимателей
Вступить в клуб
Главная> Менеджмент >Учет рабочего времени сотрудников: методики, документация, способы организации

Учет рабочего времени сотрудников: методики, документация, способы организации

03.11.2022
1 062
Время чтения: 12 минут
Сохранить статью:
Учет рабочего времени сотрудников

О чем речь? Согласно Трудовому кодексу, каждая компания обязана организовать учет рабочего времени сотрудников, то есть период исполнения ими своих функциональных обязанностей, исходя из правил внутреннего распорядка организации.

На что обратить внимание? Способов такого учета достаточно много. Подходящий выбирается в зависимости от нескольких факторов: количества работников в компании, ее финансовых возможностей, удобства пользования системой.

Регулирование рабочего времени по Трудовому кодексу

Должностная инструкция определяет рабочее время как то, которое было затрачено работником на выполнение своих должностных обязанностей. Это также закреплено в статье 91 Трудового кодекса РФ. Ее необходимо брать за основу при составлении соответствующей внутренней документации.

Система учета рабочего времени сотрудников должна быть введена на каждом предприятии, поскольку она напрямую влияет на важные показатели, среди которых:

  • продуктивность персонала (снижение затрат времени на личные вопросы);
  • распределение объемов работ (устранение перегруженности сотрудников рабочими задачами);
  • размер заработной платы (установление в соответствии с реально выполненными работами);
  • рентабельность предприятия (повышение эффективности труда);
  • гибкость графика (нормирование смен или часов, фиксируемое документально);
  • трудовая дисциплина коллектива ( ее повышение).

Регулирование рабочего времени по Трудовому кодексу

В соответствии с принятым и действующим сегодня стандартом максимальная норма рабочего времени составляет 40 часов в неделю. Данный норматив должен соблюдаться всеми предприятиями. При этом продолжительность рабочего дня не должна превышать 8 часов. Такие лимиты установлены на основе анализа специалистов из Министерства здравоохранения и социального развития. Некоторые должности предполагают установление для них неполного либо ненормированного рабочего дня.

Особую важность внутри предприятий имеет формирование инструкций по использованию рабочего времени для каждой имеющейся должности с учетом индивидуальных особенностей сотрудников и возможного форс-мажора. При этом в расчет не берут частые и короткие (до 5 минут) перерывы, опоздания сотрудников к началу рабочего дня, использование ими рабочего времени для личных дел, иные факторы, способные повлиять на качество работы и объем ее выполнения.

Сотрудники также могут отсутствовать на рабочем месте не по своей вине (например, по причине болезни или вследствие аварии на предприятии). Такие случаи тоже следует учитывать.

Кроме этого, иногда случаются задержки комплектующих, необходимых для выполнения работы. Или же отсутствует нужная для этой работы информация. Перечисленные факторы также существенно тормозят нормальную деятельность компании, снижая объемы выпускаемой продукции и в результате нарушая баланс между реальными расходами на заработную плату и выполненной работой.

Учет рабочего времени решает эту проблему благодаря своевременному выстраиванию стратегии. Устраняются также факторы, возникшие по вине сотрудников. Среди них — опоздания на работу, занятие на рабочем месте посторонними делами, частые перерывы, низкая продуктивность на протяжении длительного времени, завышенный уровень зарплаты (когда сотрудник не выполняет в должном объеме обязанности на заявленный уровень оплаты труда).

Понятие режима рабочего времени

Под этим термином понимается регламент распределения рабочего времени в течение определенного периода (дня, недели, месяца). Стандартом сегодня считается пятидневная рабочая неделя по 8 часов в день, в течение которой предоставляется два выходных, следующих друг за другом.

Понятие режима рабочего времени

Тем не менее, каждое предприятия исходя из особенностей своей деятельности может устанавливать свой режим для сотрудников. Законом предусмотрен особый режим с сокращенным либо неполным рабочим временем.

Отдельно следует отметить ненормированный график работы. Он определен для должностей, список которых утверждается локальными нормативами либо коллективным договором. Руководство вправе привлекать данных сотрудников к сверхурочной работе.

Сотрудник может согласовать со своим работодателем возможность трудиться по гибкому графику, начиная и заканчивая работу в различное время, отличающееся от стандартного. В этом случае рабочее время суммируется, и учитывается именно общая сумма за отчетный период. Нормативное суммарное количество рабочих часов сотрудник должен отработать.

В условиях непрерывного производства широко используется сменный график. Для сотрудников, работающих посменно, учитывается общая сумма отработанных часов.

В связи с особенностями производства рабочий день иногда делится на части. Правила такого деления четко законом не определены. Важно, чтобы при этом соблюдалась норма рабочего дня. Учет в таком случае ведется поденно.

Методики учета рабочего времени

Работодатель обязан учитывать рабочее время любым удобным ему способом. Иными словами, методика учета определяется конкретным предприятием. В настоящее время используются следующие методы.

Поденный

Оптимально подходит для нормированных графиков. В табель учета заносится количество отработанных часов за день. Заработная плата сотрудника рассчитывается по сумме этих часов.

Методики учета рабочего времени

Но в такой системе есть недостаток. Допустим, сотрудник отработал во вторник 10 часов, а в среду — только 6. Поденный учет требует выплаты сверхурочных за переработку. Чтобы нивелировать ее за счет недоработки в среду, оптимальнее учитывать рабочее время данного сотрудника за другой отчетный период.

Понедельный

Для последнего описанного случая этот вариант будет более подходящим. Обычно время учитывается понедельно, когда длительность рабочего дня сотрудника варьируется в зависимости от производственной необходимости. Здесь за основу берется 40-часовая рабочая неделя, и эти 40 часов в течение недели могут распределяться по-разному.

Подсчитанное суммарное время не должно превышать установленный норматив. Заработная плата также рассчитывается по отработанным часам за неделю. Фиксированная ставка выплачивается, когда сотрудник суммарно отработал 40 часов. Если этот норматив превышен, полагается выплата сверхурочных, которая указывается в табеле отдельно.

Суммированный

Отчетный период может быть увеличен по желанию работника либо в случае производственной необходимости. Например, учет рабочего времени может производиться за месяц, квартал или год. Но в отношении вредных производств существует ограничение — учетный период не должен превышать 3 месяца.

Измененный способ учета требует утверждения отдельным приказом. После этого отработанные часы будут подсчитываться каждый рабочий день и затем суммироваться по окончании выбранного периода. Эта сумма и должна являться итоговой для учета. При таком способе заработная плата выплачивается ежемесячно по фиксированной ставке. Отдельно рассчитываются сверхурочные за переработку по результатам отчетного периода.

Способы организации учета рабочего времени сотрудников

Известно множество таких способов. Далее рассмотрим наиболее популярные из них.

Во-первых, до сих пор массово используется обычный журнал учета рабочего времени сотрудников. Данный классический подход находит свое применение на протяжении уже нескольких десятков лет, несмотря на моральное устаревание. Заключается он в том, что вся информация просто фиксируется на бумажном носителе.

Следующий популярный вариант — установка видеонаблюдения. Система может быть полностью автоматизированной либо требовать присутствия ответственного сотрудника. Во втором случае обеспечивается более высокая эффективность.

Способы организации учета рабочего времени сотрудников

Сотрудник, находясь за пультом видеонаблюдения, сможет следить за соблюдением установленного порядка и фиксировать нарушения персонала. При этом обеспечивается возможность оценки продуктивности каждого работника в зависимости от возложенных на него задач. С другой стороны, данный способ требует закупки дополнительного оборудования.

Третий вариант подразумевает ведение таблицы учета рабочего времени сотрудников в Excel. Использование данной программы обычно не вызывает затруднений. Нужно лишь сформировать шаблон и вносить в него сведения каждый отчетный период. При этом какие-либо дополнительные финансовые затраты практически отсутствуют. Однако способ применим лишь в небольших компаниях. Если штат персонала насчитывает несколько десятков сотрудников, потребуется уже автоматизировать этот процесс.

Учет рабочего времени можно успешно выполнять и с помощью программного обеспечения для бухгалтерии. Большая часть таких программ содержит в себе необходимые функции. Благодаря этому экономится время и снижается вероятность допущения ошибок.

В крупных организациях часто внедряется учет рабочего времени сотрудников по карточкам. Это подразумевает установку специальных контроллеров и выдачу персоналу магнитных карт. Выданную карточку каждый сотрудник прикладывать к сканеру, чтобы пройти на территорию компании. Встроенное программное обеспечение при этом фиксирует точное время входа и выхода. Таким образом определяется продолжительность нахождения человека на работе.

Из объективных недостатков стоит отметить прежде всего дороговизну оборудования (включая приобретение, обслуживание и ремонт). Поэтому в небольших компаниях со скромным бюджетом данный метод не пользуется популярностью. На период обслуживания оборудования к тому же перекрывается доступ на территорию предприятия, что усложняет учет проходящих и выходящих сотрудников. Другой заметный недостаток заключается в высокой вероятности потери карт.

В качестве инструмента учета также могут использоваться CRM-системы со встроенным автоматическим таймером. Отсчет времени запускается одновременно с запуском программы и приостанавливается при выходе из нее. Это достаточно простой и надежный способ определения фактического рабочего времени. Но при этом не исключена путаница на этапе освоения данной системы. Кроме этого, сотрудники могут просто забывать выключать программу.

Документация для учета рабочего времени сотрудников

Наиболее дорогостоящим средством учета на сегодняшний день является использование биометрической технологии. Она заключается в сканировании отпечатков пальцев сотрудников и фиксировании времени входа и выхода.

В крупных городах компании могут оснащать специальными учетными устройствами парковочные места, если таковые имеются. Это особенно актуально для организаций с большим штатом сотрудников. При этом данные устройства фиксируют номер машины сотрудника, въезжающего на парковку и выезжающего с нее. Также встроенное ПО способно идентифицировать человека по радиобрелку, предназначенному для открытия шлагбаума на въезде. Однако не учитывается время сотрудника на пути от парковки до рабочего места, что является серьезным недостатком метода.

В некоторых компаниях вместо использования дорогостоящих технологий просто перекладывают ответственность за время входа и выхода на самих сотрудников, а для контроля над этим ведут ежедневную отчетность. Это, в частности, практикуют руководители, обладающие достаточным временем на изучения данных отчетов.

Документация для учета рабочего времени сотрудников

Учет рабочего времени требуется вести для соответствия трудовому законодательству РФ. Для этого был разработан целый комплекс норм и правил, которые содержатся в перечисленных ниже локальных нормативно-правовых актах. Эти документы согласованы с Трудовым кодексом РФ:

  • Правила трудового распорядка.
  • Коллективный договор.
  • Договор о взаимном сотрудничестве.

Приведенная документация должна регламентировать важные показатели рабочего дня, включая его продолжительность, допустимое время между работой и отдыхом, общее время работы в неделю. Подписывая договор, новый работник должен ознакомиться с действующими нормативами во избежание недоразумений в будущем.

В обязательном ежедневном отчете руководитель указывает отработанные часы, учитывая непредвиденные ситуации. Более точные показатели записываются в табеле выходов:

  • количество отработанных ночных смен;
  • количество сверхурочных;
  • больничные листы сотрудников;
  • количество выходных либо их длительность;
  • командировки за отчетный период;
  • характерные особенности обычных рабочих дней.

Тем не менее, фиксировать каждое мельчайшее событие чаще всего необязательно. На такие случаи существует специальный бланк «Положения», где также отмечается рабочее время и его конкретные особенности. Там же руководители вычисляют потери (недоработки в часах).

Обязанности ответственного за ведение учета

Независимо от способа ведения отвечает за организацию учета в конечном итоге руководство предприятия. Это вовсе не означает, что директор компании должен лично заниматься подсчетом рабочих часов и составлением табелей.

Ведение учета рабочего времени сотрудников закрепляется обычно за ответственным сотрудником из штата предприятия на основании соответствующего приказа. Если компания достаточно крупная, эта обязанность поручается нескольким людям. Как правило, это руководители всех подразделений.

Обязанности ответственного за ведение учета

То есть, начальник каждого отдела на протяжении отчетного периода заполняет табель по своим подчиненным, а по завершении этого периода подводит итог и визирует документ подписью. В некоторых случаях данную работу выполняют секретари или другие уполномоченные сотрудники. Подписанный документ должен быть сдан в срок, четко обозначенный в приказе.

Табель учета рабочего времени сотрудников сдается для дальнейшей обработки в бухгалтерию. В свою очередь бухгалтер выполняет требуемые расчеты до конкретного числа каждого месяца. Как правило, на этот процесс выделяется несколько дней, чтобы специалисты успели обработать все табели.

Основные задачи, выполняемые ответственным лицом:

  • фиксация длительности фактического нахождения каждого сотрудника на рабочем месте, внесение отметок времени в табель;
  • проверка имеющихся заявлений об уважительных причинах отсутствия сотрудников на рабочих местах (больничные листы, различные повестки, заявления об отгуле и т. д.);
  • закрытие табеля в конце отчетного периода с указанием суммы отработанных часов, подписывание документа и сдача его бухгалтеру.

Но перед тем, как уполномоченный сотрудник приступит к своим обязанностям, он должен ознакомиться с приказом о своем назначении и подтвердить свое ознакомление подписью. В противном случае компания может быть оштрафована во время очередной проверки.

Каждый работодатель должен обеспечить грамотный учет рабочего времени своих подчиненных. Это необходимо не только для соблюдения порядка. Сведения, занесенные в табель, помогут решать возникающие споры и разногласия относительно начисления заработной платы.

Понравилась статья? Поделитесь: